Nach wie vor haben viele beim Stichwort „Büro“ ein typisches Bild im Kopf: ein Mitarbeiter an einem großen Schreibtisch, der übersät mit Papierstapeln ist. Sicherlich gibt es diese Büroarbeitsplätze nach wie vor, aber der Trend geht immer weiter in Richtung papierloses Arbeiten.
Aber was genau heißt das und welche Vorteile hat das für deine tägliche Arbeit?
Papierfreie Arbeit bedeutet nichts anderes, als dass Dokumente nicht mehr in Papierform vorhanden sind, sondern auf dem PC gespeichert werden. Dazu nutzen User meistens eine Cloud, auf die sie auch von anderen Orten aus Zugriff haben.
Vorteile eines papierlosen Büros
Die Vorteile eines digitalen Arbeitsplatzes? Davon gibt es viele, wir haben die sechs wichtigsten für dich zusammengetragen:
Vorteil 1: Du bist flexibler
Bewahrst du deine Dokumente und Notizen in Papierform auf, kannst du diese nur dort bearbeiten, wo die Zettel sich befinden, sprich in deiner Firma. Wenn du oder deine Mitarbeiter eure Dokumente jedoch in einer Cloud speichert, könnt ihr jederzeit darauf zugreifen. Ihr könnt also beispielsweise eure Präsentation für den Kunden noch auf der Bahnfahrt zum Termin fertigstellen. Oder abends zu Hause noch kurz die Sachen durchgehen, die ihr tagsüber bei der Arbeit nicht mehr geschafft habt.
In einer Konferenz oder im Kundengespräch habt ihr zudem jederzeit alles griffbereit, was ihr benötigt, auch wenn ihr im Vorfeld nicht explizit daran gedacht habt, es einzupacken. Für den Arbeitgeber bietet sich außerdem der Vorteil, dass er weniger Platz benötigt, wenn einige Mitarbeiter ganz oder teilweise außerhalb des Büros arbeiten.
Vorteil 2: Engere Zusammenarbeit, auch mit anderen Unternehmen
Wenn du digital arbeitest, ist es einfacher, anderen Personen die benötigten Informationen zukommen zu lassen. Dies gilt nicht nur für die Kollegen im gleichen Unternehmen. Häufig müssen auch Mitarbeiter anderer Firmen ein umfangreiches Hintergrundwissen erhalten, um erfolgreich an einem Projekt zusammenarbeiten zu können.
In einer Cloud ist es leicht zu bestimmen, wer auf welche Dokumente Zugriff erhält und in welcher Form, also ob derjenige nur Leserechte erhält oder auch Rechte zum Bearbeiten der Unterlagen.
Vorteil 3: Suchet und ihr werdet finden
…oder auch nicht. Eins ist zumindest sicher: das Durchwühlen eines Papierbergs nach einem fehlenden Zettel ist nervig und zeitraubend. Ein weiterer Vorteil des digitalen Büros. Du hast keine Stapel mehr, in denen du die Stecknadel im Heuhaufen suchen musst.
In der Cloud kannst du dir eine Struktur schaffen, mit deren Hilfe du deine abgespeicherten Informationen schnell und einfach wiederfindest. Und wenn nicht? Dann gibt es ein Suchfeld, das dir die Arbeit des Suchens abnimmt. Dadurch sparst du dir eine Menge wertvoller Zeit, die du sicherlich sinnvoll anderweitig verwenden kannst.
Vorteil 4: Mehr Platz
Papier braucht Platz. Und in einer Firma, in der sämtliche Unterlagen in Papierform aufbewahrt werden, braucht man dafür nicht wenig. So gibt es ganze Schränke oder gar Räume voller Ordner. Wenn dieser Platz nicht mehr durch Papier belagert ist, findest du sicherlich wertvollere Verwendungsmöglichkeiten dafür, beispielsweise mehr Schreibtische beim Wachstum des Unternehmens, Besprechungsecken, Rückzugsmöglichkeiten zum Telefonieren oder Sozialräume, um nur einige wenige Möglichkeiten zu nennen.
Vorteil 5: Sicher aufbewahrte Unterlagen
Sind die Dokumente online gespeichert, besteht eine deutlich geringere Gefahr als bei Papierausdrucken, dass sie unwiederbringlich verloren gehen.
Speicherst du deine Informationen online ab und gibst den Personen, die sie benötigen, Zugriff darauf, hast du gleich mehrere Vorteile: Jeder hat automatisch Zugriff auf die aktuellste Version eines Dokuments und die Gefahr, dass unterschiedliche Ausführungen kursieren, ist verringert. Die Qualität der Informationen steigt und das Risiko der Fehler durch menschliches Handeln sinkt. Auch der Projektleiter kann den Fortschritt unkompliziert nachvollziehen, ohne sich bei jedem Teammitglied separat danach zu erkundigen.
In der Online-Speicherung lauert aber auch eine Gefahr: Was im Internet verfügbar ist, kann gehackt werden. Steigst du auf digitales Arbeiten um, solltest du also dringend darauf achten, dass deine Daten ausreichend vor Cyberkriminalität geschützt sind. Zum Thema Sicherheit gibt es hier einen separaten Blog.
Vorteil 6: Arbeiten ohne Papier ist umweltfreundlicher
Dieser Vorteil liegt auf der Hand: Weniger Tinte, weniger Papier = weniger benötigte Ressourcen.
Papierloses Arbeiten rettet vor allem die Bäume, aus denen Papier produziert ist und ist damit deutlich nachhaltiger als ein herkömmliches „Papier-Büro“.
Fazit:
Sicherlich erfordert das „Projekt papierlos“ erst einmal ein Umdenken. Es wird jedoch das Arbeiten der Zukunft sein. Um deine Firma entsprechend umzustrukturieren, müssen alle Mitarbeiter dazu bereit sein. Wenn du Unterstützung dabei brauchst, helfen dir die zum Beispiel die Experten von SKEPP. Beispielsweise ein Büro mieten Wien? Dort bist du bei der richtigen Stelle.